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BOAS PRÁTICAS VIDEOCONFERÊNCIA E COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL

 

7 passos para você fazer videochamadas de altíssima qualidade e participar de reuniões como se estivesse no local

As mudanças pelas quais estamos passando trouxeram à tona algumas questões que já vinham sendo implementadas por grandes empresas em todo o mundo, mas que agora, tornaram-se não apenas uma opção de otimização de tempo e economia de recursos, mas algo necessário. Estamos falando de videoconferência de alta qualidade.
Em função das pressões e dos prazos apertados no dia a dia, as frases mais comuns nas instituições têm sido: “faça por videoconferência” ou “marque uma reunião on-line”. Mas as frustrações e as constantes reclamações sobre a qualidade das chamadas também tem sido comum.
Por esse motivo, elaboramos esse tutorial com 7 passos para você fazer videochamadas de alta qualidade e participar de reuniões como se estivesse no local. São sugestões, do básico ao avançado, que poderão fazer toda a diferença no seu dia-a-dia.

Avalie cuidadosamente local de onde você pretende fazer suas chamadas.

Será de um auditório? uma sala reuniões? Do home-office? Ou não possui um local fixo, precisa de uma solução de mobilidade? Se preciso, liste cada um deles.

Garanta uma boa conexão de Internet.

Prefira conexões cabeadas, se não for possível, certifique-se que o sinal de Wi-Fi seja de boa qualidade. Se você for administrador de uma rede, considere a possibilidade de reservar uma das redes ou configurar uma faixa de banda especificamente para esse fim.

Utilize uma solução profissional de videoconferência.

Os softwares gratuitos são bons, mas para uso doméstico. Reuniões corporativas exigem conexão criptografada de ponta a ponta com definição de banda e grantia de estabilidade. Não adianta ter um bom local, uma boa rede de Internet, periféricos de qualidade e o servidor da solução escolhida restringir o seu uso em função de sobrecarga.
Uma boa estratégia, é iniciar o uso por uma solução premium gratuita, porém escalonável, e só expandir na medida em que houver demanda. Veja, por exemplo, como funciona a solução gratuita da premiada Lifesize e, se desejar, teste também outras soluções.

Utilize câmeras e periféricos de qualidade.

Falamos há pouco sobre os periféricos, trata-se preponderantemente de webcams e microfones. As câmeras de notebooks também podem ser utilizadas, mas como os softwares gratuitos, são indicadas apenas para conexões domésticas. Se seu uso é profissional, considere adquirir câmeras de qualidade, como as da Logitech.

A Logitech é mundialmente famosa pela qualidade dos equipamentos que desenvolve e o custo-benefício que oferece. Mas lembre-se, é importante avaliar cuidadosamente o cenário para que a escolha da solução siga um critério adequado.

Considere usar soluções dedicadas e intuitivas.

Se seu ambiente for uma sala de reuniões, ouse investir um pouco mais e adicionar soluções dedicadas. Acredite, a qualidade, a segurança e o conforto são incomparaváveis, e é uma experiência realmente incrível iniciar uma reunião a partir de um simples toque na tela touch do microfone de mesa ou no diretório visível no tablet. Além disso, você poderá mover a câmera, controlar o zoom, ampliar ou reduzir o volume e compartilhar conteúdos com muito mais facilidade.

Com soluções intuitivas, você poderá se concentrar melhor na reunião, sem se preocupar com a tecnologia aplicada a esse fim.

Prepare o ambiente adequadamente.

Definida a solução e adquiridos os equipamentos, é hora de instalar e preparar o ambiente. Certifique-se que a câmera esteja instalada adequadamente, enquadrando bem todos os participantes e permitindo uma postura confortável ao olhar para mesma.

Evite fazer reuniões de ambientes ruidosos e procure um local com boa iluminação. Por fim, se a câmera estiver voltada para alguma janela, utilize cortinas e se julgar necessário, utilize plantas, quadros e outros objetos que possam ajudar na acústica.

Seja natural.

Se sua solução é adequada a seu ambiente a seu propósito, você terá uma reunião muito natural.
É hora de concentrar-se nas apresentações e nos conteúdos de seu encontro. Certifique-se também que todos os envolvidos receberam o convite para ingressar na sala e tenham os recursos necessários para a conferência. Durante a reunião, comunique-se de forma clara e objetiva, fale pausadamente, com naturalidade. Isso tornará sua reunião mais produtiva e confortável para todos.
Com essas 7 orientações, você poderá fazer videochamadas de alta qualidade e participar de reuniões como se estivesse no local presencialmente. Comece hoje mesmo e busque aprimorar sempre. É a sua imagem e de seu negócio, invista nisso!