Como escrever um plano de continuidade de negócios em 5 etapas
Criar um plano de continuidade de negócios ajuda a proteger seus ativos e pessoal e oferece a melhor chance de navegar com êxito em uma crise imprevista.
Embora ninguém seja capaz de prever quando e como os eventos devastadores afetarão negativamente seus negócios, é importante que você se prepare para eles com antecedência.
Para iniciar o brainstorming e a elaboração do seu plano de continuidade de negócios, forme uma equipe composta por funcionários com conhecimento profundo de suas funções e processos de negócios. É especialmente importante incluir representantes multifuncionais que abrangem TI, RH e finanças para determinar quais estratégias e planos são viáveis.
Para quem ainda não criou um plano de continuidade de negócios, siga as instruções passo a passo abaixo. Você também pode usar um modelo de plano de continuidade de negócios para ajudá-lo no processo de elaboração.
Etapa 1: realizar uma análise de impacto nos negócios
O primeiro passo no desenvolvimento de um plano de continuidade de negócios para toda a organização é a realização de uma análise de impacto nos negócios.
A revisão inicial identificará ameaças à sua organização e determinará como cada crise afetará seus negócios.
Tente criar uma lista exaustiva que inclua riscos óbvios – como danos físicos ao seu prédio devido a condições climáticas extremas ou uma mudança repentina no mercado – bem como ameaças obscuras, como um surto de vírus contagioso.
Ao determinar o tempo operacional perdido ou atrasos devido a um desastre ou crise, é importante considerar os cenários dos melhores e dos piores casos.
Depois de concluído, você desejará quantificar o impacto financeiro que cada evento poderia ter sobre seus negócios, para que você possa planejar adequadamente.
Etapa 2: discutir as opções de recuperação
Sua equipe agora deve discutir estratégias para se recuperar de uma crise e a melhor maneira de restaurar as operações de negócios para cada cenário.
Inclua os recursos necessários para executar cada opção de recuperação e como esses recursos devem funcionar. Para danificar seus edifícios físicos ou reduzir a propagação de um vírus, implemente uma pilha tecnológica e uma estratégia de TI que possa oferecer suporte a uma força de trabalho remota e manter suas operações fora do escritório.
Além disso, muitas empresas terceirizadas apóiam estratégias de continuidade de negócios e recuperação de tecnologia da informação.
Para interrupções e violações de TI, considere contratar um fornecedor especializado em serviços de prevenção de perda de dados com antecedência.
Dependendo do tamanho da sua organização e dos recursos disponíveis, pode haver muitas opções de recuperação diferentes que podem ser exploradas para cada evento.
Etapa 3: refine seu plano de continuidade
Agora é hora de mapear cada cenário de crise com seus planos de recuperação para restringir a lista às melhores opções.
Decida quais estratégias ajudarão sua empresa a se recuperar o mais rápido possível, mantendo seus funcionários e ativos seguros.
Embora você deseje ter planos para os melhores e piores cenários, é essencial simplificar os planos com instruções fáceis de entender. Lembre-se de que funcionários e equipes de emergência podem precisar implementar esses planos com apenas um momento de aviso.
Etapa 4: Treine sua equipe
Um ótimo plano é tão bom quanto sua execução. É por isso que é crucial que você eduque e treine sua equipe sobre como responder a crises.
Primeiro, identifique o pessoal-chave que será o primeiro a ajudar e seguir o plano de continuidade de negócios em caso de emergência. Esses funcionários devem conhecer suas responsabilidades e funções específicas no plano. Embora os atendentes de emergência designados precisem de mais treinamento, você deve envolver toda a sua equipe no BCP, mesmo que eles não sejam diretamente afetados. Incorpore o treinamento de continuidade à cultura da sua empresa para que todos os funcionários saibam responder a vários cenários e com quem devem entrar em contato em caso de emergência.
Discutindo a necessidade de uma cultura de continuidade de negócios, Richard Long , da MHA Consulting, escreve : “Quando uma organização tem uma cultura de continuidade, seus funcionários constantemente se perguntam: como garantir que esse processo, aplicativo ou função permaneça disponível (mesmo em um estado degradado) em caso de desastre? ”
Etapa 5: mapear a fase de transição
Por fim, mapeie a fase de transição para voltar às operações normais e trabalhar após a crise.
Determine quais requisitos precisam ser atendidos antes que as operações comerciais possam ser retomadas.
Se seu prédio físico foi danificado, que etapas precisam ser concluídas antes que os funcionários possam retornar com segurança ao escritório? Se um indivíduo importante associado à sua organização sair abruptamente devido a uma má conduta, como você comunicará isso com seus funcionários e os ajudará a voltar ao fluxo de trabalho normal? Os efeitos de alguns eventos podem ser extremamente pessoais para sua equipe e vão muito além do choque inicial. É importante planejar diferentes cenários de como e quando as operações de negócios podem voltar ao normal após uma crise.
Plano de continuidade de negócios na era COVID-19
A pandemia do COVID-19 representa uma séria ameaça para indivíduos, empresas e economias inteiras em todo o mundo. Muitas empresas implementaram políticas obrigatórias de trabalho em casa para toda a sua força de trabalho para retardar a propagação do vírus. Com a incerteza contínua em torno do coronavírus, as organizações agora enfrentam um novo desafio: como e quando devolver os funcionários ao local de trabalho com segurança.
Embora seu foco inicial possa levar seus funcionários de volta ao escritório, você deve manter em mente a segurança, o conforto e o bem-estar de seus funcionários. Aqui estão nossas cinco recomendações para o planejamento de continuidade de negócios na era COVID-19.
1. Trabalhe em direção a um modelo híbrido de trabalhar em casa + escritório
Nem todos os funcionários estarão prontos para retornar ao escritório após a supressão do COVID-19. Alguns precisarão continuar trabalhando em casa por motivos médicos ou pessoais. Outros funcionários estarão prontos e ansiosos para voltar à vida de escritório em tempo integral ou podem querer continuar trabalhando remotamente, mas comutar para o escritório alguns dias por semana. Considere a possibilidade de instituir um modelo de trabalho híbrido com alguns funcionários trabalhando no escritório e outros trabalhando em casa de forma permanente ou rotativa. Isso dá à sua equipe a flexibilidade de trabalhar onde quer que seja mais confortável e mantém todos produtivos e envolvidos durante essa fase de transição.
2. Crie uma pilha de tecnologia que suporte trabalho remoto
Para oferecer suporte a uma força de trabalho distribuída composta por funcionários remotos e em exercício, você deve investir em ferramentas que permitam trabalho e colaboração contínuos, independentemente da localização de seus funcionários. A tecnologia baseada em nuvem permite que os funcionários trabalhem efetivamente de qualquer lugar em que possam se conectar à Internet.
Produtividade e colaboração não acontecem mais em um único escritório. Fornecidos por meio de serviços em nuvem, videoconferência , aplicativos de mensagens e ferramentas de gerenciamento de projetos tornam mais fácil do que nunca as equipes distribuídas se encontrarem, compartilharem idéias e trabalharem juntas, mesmo que não estejam fisicamente juntas.
3. Crie uma cultura de vídeo primeiro
A satisfação e a felicidade dos funcionários andam de mãos dadas com uma cultura colaborativa e inclusiva. Isso é especialmente importante ao fazer a transição para um modelo de trabalho híbrido composto por trabalhadores remotos e em exercício. Os funcionários remotos devem se sentir tão informados e incluídos quanto seus colegas de trabalho.
Crie uma cultura de vídeo primeiro que priorize o uso de ferramentas de videoconferência para todas as reuniões da equipe, em vez de chamadas em conferência apenas com áudio ou ferramentas baseadas em texto. As interações cara a cara ajudam as equipes com funcionários remotos a permanecerem engajadas durante as reuniões e a construir relacionamentos colaborativos e autênticos.
4. Reduza a transmissão de coronavírus no escritório
A melhor maneira de impedir a propagação do vírus no local de trabalho é manter os germes fora do escritório. Isso começa com a educação de sua força de trabalho sobre os sinais e sintomas do COVID-19 e o incentivo dos funcionários a ficar em casa, se sentirem doentes.
Além disso, os funcionários devem seguir as diretrizes do CDC para distanciamento social no escritório e praticar boa higiene lavando bem as mãos ao longo do dia. As estações de trabalho precisarão ser espaçadas adequadamente e completamente desinfetadas e limpas todos os dias para reduzir a propagação do vírus.
5. Crie uma estratégia de contingência
Seu plano de continuidade de negócios para retornar ao trabalho após o COVID-19 deve incluir uma estratégia de contingência caso ocorra um surto do vírus no escritório.
A chave para uma sólida estratégia de contingência que interrompe rapidamente a propagação do vírus é a preparação e a comunicação. Entre em contato com sua equipe imediatamente se um funcionário tiver um resultado positivo para o vírus ou entrar em contato com uma pessoa infectada.
Os funcionários devem poder começar a trabalhar remotamente com pouco tempo. Isso significa que os funcionários precisarão levar seus laptops e trabalhar em casa com eles diariamente.
Conclusão
Raramente notamos com antecedência que um evento catastrófico está prestes a ocorrer. Mesmo com algum tempo de entrega, várias coisas podem dar errado à medida que os eventos se desenrolam de maneiras inesperadas.
Um plano eficaz de continuidade de negócios é a melhor rede de segurança para uma organização que enfrenta uma crise. Embora custos e tempo estejam envolvidos na criação do plano, um BCP é inestimável para sua empresa.
Planos bem pensados e executados oferecem à sua empresa a melhor chance de manter seus funcionários e ativos seguros, mantendo ou restaurando operações em tempo hábil durante uma crise.