Como fazer uma apresentação virtual
Para muitos, as apresentações virtuais são um talento de pessoas específicas. Porém, com as equipes remotas se tornando cada vez mais populares – devido ao pragmatismo ou à necessidade -, apresentações virtuais não são apenas esperadas, mas também estão rapidamente se tornando a norma em nossa vida profissional cotidiana.
Além de ajudar os colegas a se alinharem nos principais projetos, as apresentações virtuais são uma ferramenta de vendas útil que ajuda a melhorar suas margens de lucro e também um gancho para manutenção do compromissos dos clientes, seja na forma de análises trimestrais de negócios, introdução de novos recursos ou fornecimento relatórios regulares.
Como as apresentações virtuais diferem das apresentações regulares?
É tentador pensar que as mesmas regras que se aplicam às apresentações pessoais se aplicariam também às apresentações virtuais. Na realidade, porém, os dois exigem abordagens diferentes para manter os espectadores envolvidos na apresentação.
Aqui estão duas grandes diferenças entre apresentações virtuais e regulares:
As apresentações virtuais estão competindo com um número maior de distrações
Os participantes que visualizam uma apresentação virtual são muito mais facilmente distraídos do que um participante típico da reunião ao exibir o conteúdo na mesma sala que o apresentador.
Nas apresentações no escritório, os participantes geralmente ficam na sala de conferências, que é um ambiente controlado, com menos distrações. Com apresentações virtuais, o contexto é muito diferente.
Freqüentemente, os espectadores ficam em silêncio (vídeo ou áudio), tornando muito mais difícil para os apresentadores entender quem está envolvido com o conteúdo.
A qualquer momento, também, os participantes podem atender uma ligação telefônica, verificar e-mail, navegar nas mídias sociais ou simplesmente executar outra tarefa devido à falta de interesse, para os quais o apresentador não seria o mais indicado.
As apresentações virtuais oferecem maior escalabilidade
As apresentações virtuais permitem alcançar mais pessoas ao mesmo tempo, auxiliadas por serviços de videoconferência em grupo, como o Lifesize, é possível reunir centenas de participantes por reunião .
Para participar de uma reunião virtual, tudo o que os participantes precisam é de um dispositivo com conexão à Internet, simplificando bastante a logística. Principalmente se comparada a uma apresentação tradicional, na qual, geralmente, se exige planos de viagem, bloqueio de alguns dias da agenda e reserva de uma sala de conferências. E ainda assim, você não pode ter certeza de que todos aparecerão na data e hora combinadas até o início da reunião.
Embora as apresentações virtuais sejam convenientes, isso não as torna necessariamente mais fáceis para você ou seu público.
Todos nós já experimentamos o esforço de apresentações virtuais com falha, afetadas pela baixa qualidade de áudio ou vídeo ou por apresentadores que não se sentem totalmente à vontade navegando nos controles para compartilhar conteúdo.
Além disso, quando você não está se apresentando fisicamente a um público frente a frente, precisa trabalhar muito mais para estabelecer uma conexão e manter a atenção deles. Aqui está como fazê-lo.
4 dicas de apresentação virtual para sua próxima reunião
Um ótimo conteúdo, preparação e prática de falar em público são fatores-chave para todas as apresentações, mas se você não conseguir manter seu público envolvido ao se livrar de todas as distrações, é provável que sua apresentação fracasse.
Aqui estão quatro dicas de apresentação que ajudarão você a minimizar as distrações na próxima vez que estiver no centro das atenções.
1. Seja breve
Ao apresentar virtualmente, seu público-alvo tem um número quase infinito de distrações na ponta dos dedos, desde email a mensagens instantâneas e feeds de mídia social. Portanto, se você estiver fazendo uma apresentação virtual, mantenha-a concisa e direta.
O tempo médio de atenção ao ouvir um apresentador é de 5 a 10 minutos. Até palestrantes experientes lutam para manter a atenção do público por mais de 20 minutos.
Para evitar o cansaço do ouvinte e prender a atenção da sala virtual, você ajustar sua apresentação, condensando o conteúdo em não mais que cinco pontos-chave, juntamente com um resumo sucinto da ação que você deseja que o público execute após a apresentação.
Uma maneira de fazer isso é começando com o fim em mente. Por exemplo, se você estiver fazendo uma apresentação sobre como ser produtivo trabalhando em casa, seu objetivo pode ser fazer com que o público coloque os conselhos em prática e forneça feedback sobre sua experiência. Depois de identificá-lo, você saberá a quantidade de informações que precisará fornecer que os levará a executar a ação específica que deseja que eles executem.
2. Feche as janelas que você não precisa
Antes de compartilhar sua tela, verifique se o conteúdo que você deseja apresentar já está preparado.
Os primeiros momentos da sua apresentação são críticos para estabelecer uma conexão com o público, e ninguém gosta de assistir um orador se embaraçar para encontrar sua apresentação em uma área de trabalho desorganizada ou, pior ainda, compartilhar inadvertidamente informações pessoais ou de terceiros.
Além disso, se você estiver usando a mesma apresentação para diferentes públicos, avalie cada slide para garantir que seja relevante e adaptado à sala.
Distrair o espectador ao passar por vários slides genéricos que não foram adaptados à organização, função ou prioridades da empresa faz com que você pareça despreparado, dando ao público a desculpa perfeita para definir o que você tem a dizer. Sempre que você faz isso, interrompe o fluxo da sua apresentação e a disposição deles de permanecer até o final.
3. Peça aos participantes que se comprometam com uma reunião sem distrações
Muitas instituições que se reúnem remotamente têm uma regra tácita: desligue o microfone se você não estiver apresentando.
É fácil uma ambulância passar na rua de um dos ouvintes no momento da apresentação; portanto, antes de começar, peça aos mesmos para silenciar seus microfones até que você esteja pronto para as perguntas e respostas.
Felizmente, muitas plataformas de videoconferência permitem que os hosts da reunião silenciem os microfones dos participantes para controlar melhor a experiência.
Como um benefício adicional, o silenciar ajuda os apresentadores a prender a atenção dos participantes da reunião, estabelecendo quando será a sua vez de falar.
Para equipes totalmente remotas e distribuídas, é também comum pedir aos participantes da reunião que evitem o uso de telefone durante a reunião. Isso cria um ambiente de reunião que se assemelha mais a uma reunião de gabinete com o mínimo de distrações, competindo com o orador por atenção.
4. Teste seu equipamento com antecedência
Se você está lendo isso, provavelmente participou de uma reunião on-line em que alguém se apresentou por vários minutos sem saber que o microfone estava mudo ou que o conteúdo não estava sendo exibido na tela. É uma experiência desconfortável para o apresentador e o público e, felizmente, é muito fácil evitar.
Antes de sua próxima apresentação virtual, teste seu microfone, compartilhamento de tela e câmera 5 a 10 minutos antes de ir ao ar. Isso ajuda a identificar o que está funcionando e o que não está e a corrigi-lo. Essa também é uma ótima oportunidade para verificar sua iluminação para garantir que seu feed de vídeo esteja limpo e pronto para a reunião.
Além disso, saber que suas ferramentas estão em boas condições aumenta sua confiança, pois você tem certeza de que elas não interromperão sua apresentação.
Como apresentar virtualmente com Lifesize
O Lifesize é uma solução de videoconferência segura e de alta definição para reuniões on-line que ajuda a realizar apresentações ininterruptas e a proporcionar uma experiência excepcional para a reunião de participantes em diferentes dispositivos.
Aqui estão algumas etapas para ajudá-lo a usar o Lifesize na sua próxima apresentação virtual:
1. Prepare sua apresentação
Imagens e visual atraente tornam qualquer apresentação melhor. Não se preocupe se faltar o seu design; use conteúdo do site da sua empresa, blog ou feeds de mídia social.
Para as suas apresentações mais críticas, considere contratar um serviço profissional para ajudá-lo a criar slides atraentes que deixam uma impressão duradoura na mente do seu público, para que, quando você pedir que eles tomem uma ação, eles estejam prontos para fazê-lo.
2. Clique em “Compartilhar”
Quando estiver pronto para a sua apresentação, participe da reunião do Lifesize no aplicativo de desktop ou web, confirme se os participantes estão presentes e clique no ícone “Compartilhar sua tela” para iniciar a apresentação. Você será solicitado a selecionar qual exibição ou aplicativo você deseja compartilhar.
3. Compartilhe seus slides ou a tela inteira
Depois de fazer sua seleção, clique no botão “Compartilhar” para mostrar seus slides. Lembre-se de que você não pode compartilhar slides ao mesmo tempo que outro apresentador, portanto, verifique se outros oradores terminaram a apresentação antes de tentar compartilhar seus slides.
O que fazer após a apresentação
Boas notícias – você terminou a apresentação. Agora, o que você faz? Os melhores apresentadores não param quando a reunião termina. Após cada apresentação, dedique alguns minutos para avaliar a si mesmo ou, peça feedback aos colegas, para ver se você se saiu bem e se alcançou seu objetivo. Além disso, aqui estão algumas maneiras de garantir que a apresentação seja traduzida em impacto nos negócios.
1. Envie o link da reunião gravada
Dependendo do material, seu público-alvo pode precisar revisar a reunião para ajudá-lo a obter detalhes cruciais em sua apresentação. O Lifesize permite gravar e compartilhar suas apresentações, para que, quando terminar, tudo o que você precisa fazer é compartilhar um link da gravação com os participantes para referência futura.
2. Agende uma reunião de acompanhamento, se necessário
Quando é o momento apropriado para se reunir e discutir o progresso? Em uma semana? Duas semanas? Todas as ótimas reuniões resultam em algum tipo de ação; portanto, não espere para agendar e enviar um convite para a próxima chamada da Lifesize. As reuniões de acompanhamento são uma ótima maneira de manter a mente em dia com os clientes, avançar os projetos ou o curso correto, se houver algum desalinhamento nas próximas etapas.
Conclusão
Sua próxima apresentação não será ruim por causa de uma coisa: você vai manter seu público envolvido! Você tem excelentes habilidades de apresentação e ótimo conteúdo, mas as distrações são seu maior inimigo.
Ao implementar as idéias que discutimos acima, é possível se livrar dessas distrações para ajudar você a se concentrar em tirar o máximo proveito de suas apresentações.