Evento virtual: como transformar eventos em experiências digitais imersivas

Não sendo mais considerada uma onda do futuro, os eventos virtuais agora são um item básico do presente. À medida que o mundo continua a atravessar a pandemia de coronavírus, os eventos on-line tornaram-se um procedimento padrão para reuniões de grande e pequena escala. 

De conferências a concertos, a conexão via experiências digitais não é apenas possível, é prática e proposital também. Neste artigo, analisamos profundamente o que são eventos virtuais e mostramos como transformar seus eventos físicos em experiências digitais imersivas.

Eventos virtuais: trabalho, socialização e festas durante o COVID-19

À luz de seu alcance global nos últimos meses, é seguro dizer que a crise do COVID-19 afetou quase todos os setores e indivíduos em algum nível. Seja adotando uma abordagem de trabalho em casa ou fazendo a transição para um sistema de pedidos on-line, comunidades e empresas de todo o mundo estão se adaptando a um cenário em rápida mudança.

Com a continuação das ordens de permanência em casa e dos protocolos de distanciamento social , os eventos presenciais também estão em pausa no futuro próximo. Mas o show (ou conferência) deve continuar, que é onde os eventos virtuais vieram em socorro. Em vez de cancelar um evento programado com meses de antecedência, as pessoas em todos os lugares estão reformulando obstáculos como oportunidades e encontrando maneiras inovadoras de implementar eventos on-line em sua semana de trabalho ou atividades sociais. Tudo isso é possível graças à tecnologia moderna e aos recentes avanços nas ferramentas de videoconferência . Alguns eventos virtuais até rivalizam com a versão pessoal. 

Vantagens dos eventos virtuais

Abrir mão de nossas expectativas nunca é fácil, especialmente depois de passarmos inúmeras horas planejando e preparando um evento. E, no entanto, em meio a esses tempos sem precedentes, flexibilidade e permanência conectada são essenciais para o nosso sucesso . Mover de um evento em pessoa para um virtual pode ser difícil de visualizar, mas a verdade é que existem algumas vantagens imprevistas em fazer a troca.

Facilmente acessível

Diferentemente das reuniões que podem limitar os participantes devido a requisitos de viagem, conflitos de agendamento subseqüentes ou limitações de espaço físico, os eventos virtuais podem ser acessados por qualquer pessoa com um laptop e uma conexão de banda larga. 

As conferências virtuais não envolvem vôos ou estadias em hotéis, e podem ser transmitidas a partir do conforto de sua casa. Essa acessibilidade expandida se abre para os participantes que, de outra forma, poderiam ter recusado, permitindo maior participação e inclusão geral.

Poupança de custos

Encontrar maneiras de reduzir o custo de um evento sem comprometer sua integridade é sempre bem-vindo, e talvez poucas coisas sejam mais eficazes na redução do orçamento do que hospedar um evento virtual. 

A transmissão ao vivo reduz os custos associados ao aluguel de um espaço para eventos, bem como as despesas de mesas, cadeiras, equipe de eventos, serviços e assim por diante. E, embora você provavelmente ainda deva uma taxa de fala ou aparência, você economizará dinheiro ao eliminar a necessidade de transporte ou hospedagem para apresentadores e artistas.

Menos contingências

Muitas variáveis são frequentemente associadas a eventos pessoais, desde condições climáticas adversas a falta de comunicação com fornecedores e problemas comuns de viagem. 

Mas a beleza dos eventos on-line é poder ignorar todos esses problemas e se concentrar em detalhes mais importantes. Reuniões transmitidas ao vivo não estão sujeitas a chuvas, ou um grupo de expositores que perderam o voo. Menos contingências significam resultados melhores e mais consistentes.

Tipos de eventos virtuais 

Eventos virtuais e híbridos são tão variados quanto as pessoas que os assistem, e hoje em dia é possível que sejam mais frequentados do que nunca. 

Com menos contingências e custos operacionais significativamente mais baixos, as pessoas estão percebendo rapidamente o valor intrínseco do espaço virtual. Sem mencionar, com a quantidade de resiliência e criatividade que as pessoas expressaram durante esse período crítico, o céu é realmente o limite para o número e tipos de eventos que podem fazer a transição de pessoalmente para online.

Webinars

Os seminários on-line (uma combinação das palavras “web” e “seminário”) podem não ser um novo recurso, mas certamente ganharam mais força e popularidade nos últimos meses. O foco dos seminários on-line de hoje abrange uma infinidade de interesses e indústrias, destacando os tópicos atuais e fornecendo opiniões de especialistas de professores e profissionais de negócios. Com uma rápida pesquisa no Google, você descobrirá seminários on-line personalizados para crianças , alguns direcionados mais para adultos e até para tópicos de audiência geral que todos podem apreciar .

Conferências e Feiras

Muitos meses (e às vezes anos) são gastos preparando-se para sediar uma conferência ou feira, portanto, o cancelamento seria devastador em vários níveis. Felizmente, as empresas encontraram maneiras de dinamizar e mover suas conferências on-line este ano. A conferência anual de desenvolvedores da Microsoft foi anunciada recentemente como um “evento digital” para 2020. 

Festas e cerimônias

Festas e cerimônias são uma chance de trazer um pouco de alegria e alegria a uma situação de outra forma pesada, e é por isso que, mesmo durante uma pandemia, as pessoas não param de encontrar motivos para comemorar. 

Apesar do distanciamento, os grupos ainda passam algum tempo juntos por meio de festas de dança digital , cerimônias virtuais de formatura , shows on-line de prêmios e aniversários comemorados com desfiles de drive-by e videochamadas temáticas. 

Está claro que, mesmo com os eventos presenciais sendo adiados, as pessoas continuaram a conceber maneiras novas e sinceras de enfrentar a ocasião.

Concertos

Com locais de todos os tamanhos tendo que fechar suas portas, parecia que os shows ao vivo também estariam em hiato; no entanto, felizmente, artistas e artistas pressionaram e estão trazendo seus talentos diretamente para as casas dos fãs. 

Eventos ao vivo estão surgindo em todas as mídias sociais e outras plataformas on-line, apresentando uma variedade de concertos virtuais, da Metropolitan Opera a conjuntos folclóricos e superstars pop . Assim como as festas, a música continuará sendo apreciada, mesmo que isso signifique o palco chegando às nossas salas de estar.

Como transformar um evento físico em uma experiência digital

O coronavírus está indubitavelmente exigindo que mudemos a maneira como operamos tanto em nossas vidas pessoais quanto profissionais , mas também fornece uma desculpa para romper com nossos moldes e tentar algo que normalmente não consideramos. 

Embora a mudança de um evento físico para uma experiência digital venha com alguns desafios, se você se manter organizado e garantir que os participantes estejam preparados, há uma grande chance de você obter um resultado positivo e realizado.

1. Crie uma programação ou itinerário

Como os eventos virtuais não permitem que todos estejam na mesma sala ao mesmo tempo, a organização é essencial para manter as coisas funcionando sem problemas. Ao elaborar uma programação para o dia, a semana ou o período de duração do evento, os participantes podem estar na mesma página virtual. 

Um itinerário para as atividades do dia ajuda a definir expectativas e garante que as apresentações ou performances sejam executadas dentro do prazo. Ao criar uma programação de eventos virtuais, lembre-se de incluir pausas naturais durante o dia, da mesma forma que faria ao hospedar pessoalmente.

2. Envie um aviso com regras para o evento

A transmissão ao vivo de um evento da casa pode parecer menos formal do que a reunião em um espaço compartilhado, mas ainda existem parâmetros de polidez e decoro digital. Especialmente se o seu evento envolver vários alto-falantes ou interações, verifique se todos sabem como silenciar seus microfones e se revezam na fala, para que o diálogo não se sobreponha ou se torne ininteligível. 

Um breve e-mail descrevendo essas regras deve ser suficiente para ajudar a evitar interrupções ou confusões desnecessárias e criar uma atmosfera mais respeitosa. 

3. Certifique-se de que os participantes tenham hardware, software e links de reunião necessários

Uma das principais prioridades no planejamento de um evento virtual é verificar se cada participante tem o equipamento necessário e sabe como acessar a reunião. 

Os participantes provavelmente precisarão de dispositivos ou acessórios específicos para transmitir em tempo real com uma conexão de qualidade; caso contrário, eles podem ficar de fora do evento todos juntos. 

Além do acesso seguro à Internet, é essencial uma tecnologia de conferência confiável, incluindo componentes de hardware ou software. Os participantes do evento podem participar da reunião pelos navegadores da Web ou precisam fazer o download de um aplicativo ou software específico antes do início do evento? 

Certifique-se de enviar todos os links da reunião, senhas e instruções para conectar-se à reunião com antecedência. 

4. Use visuais estimulantes

Os materiais visuais são tão influentes nos eventos virtuais quanto os elementos verbais, mas é importante incluir elementos visuais que aprimoram sua apresentação ou reunião, e não os distraem. 

Considere incorporar tabelas ou gráficos relevantes, mapas, diagramas ou até videoclipes em conjunto com a mensagem verbal. 

O conteúdo visual deve manter seu público envolvido e ouvindo ativamente; portanto, se for adequado para o visual ser interativo, melhor ainda.

Lembre-se de que alguns de seus participantes serão aprendizes visuais que dependem amplamente de imagens, imagens e cores para obter informações, enquanto outros serão aprendentes mais audíveis. 

Mas todos podem realmente se beneficiar da comunicação colaborativa, pois ela abre novas idéias e fornece clareza sobre estratégias complexas; portanto, peça a participação e o feedback do público, se possível.

Simplifique seus eventos virtuais e torne-os mais realistas do que nunca com o Lifesize

Se você deseja levar seus eventos virtuais para o próximo nível, a Lifesize já o cobriu. 

A tecnologia Lifesize permite interações cara a cara com imersão única, através do uso de equipamentos de videoconferência de alta qualidade e ferramentas de software fáceis de usar . Você pode organizar uma reunião com até 300 participantes ou transmitir seu evento ao vivo com até 10.000 espectadores. 

Os participantes da reunião podem acessar o evento virtual por meio do aplicativo Lifesize ou participar diretamente de seus navegadores da web sem a necessidade de software ou downloads adicionais.  

A Lifesize emprega criptografia de nível empresarial e práticas de privacidade de dados para proteger os clientes contra o acesso não intencional à sua comunicação e conteúdo confidenciais. 

Além disso, para garantir que seus eventos virtuais ocorram sem problemas, você pode atribuir um moderador da reunião que possa bloquear a reunião, remover participantes perturbadores, ativar e desativar o som dos participantes, designar um apresentador e responder a perguntas de bate-papo ou uma “mão erguida” virtual.

Agora não há motivo para cancelar planos e possibilidades ilimitadas para colocar seu evento virtual em movimento.

Conclusão

Em vez de cancelar seus eventos devido a circunstâncias imprevistas relacionadas à pandemia de coronavírus, transforme-os em experiências digitais imersivas. 

O potencial de envolvimento da comunidade e conexão cara a cara certamente não está perdido; apenas parece um pouco diferente no momento. 

Utilizando a tecnologia certa e uma abordagem reinventada, você pode hospedar praticamente qualquer evento, desde feiras de negócios e cúpulas de liderança a casamentos e outros marcos importantes. Portanto, mantenha-se organizado, estabeleça regras básicas e proteja seu visual para uma incrível experiência digital.