Políticas de trabalho remoto: quem, o quê e por quê 

O surto de COVID-19 forçou as empresas a participarem da maior experiência de trabalho remoto do mundo. Enquanto 63% das empresas nos EUA tinham uma força de trabalho remota antes da pandemia, a maioria não possuía uma política formal de trabalho remoto, deixando dezenas de milhares de empresas e milhões de trabalhadores questionando o que fazer após uma mudança abrupta para uma novo estilo de trabalho.

Com praticamente todas as empresas não essenciais sendo solicitadas a manter os funcionários em casa em um período condensado de apenas algumas semanas, muitas estão se esforçando ativamente para resolver novos problemas, como:

• Configurando funcionários com os equipamentos e ferramentas necessários
• Padronizando a comunicação interna e externa em toda a empresa
• Garantia de proteção de dados fora do escritório
• Estabelecendo um método de rastreamento de tempo para diferentes departamentos

É aqui que uma política de trabalho remoto entra em jogo. Uma política de trabalho remota e uma orientação formal desempenham um papel crítico no estabelecimento de normas da empresa, eliminando adivinhações e comunicando expectativas a funcionários novos e contratados. 

Sem uma política definida de trabalho remoto, os funcionários ficam se perguntando até que ponto a empresa ou seu gerente direto espera que o trabalho remoto se assemelhe à vida no escritório. 

Isso não apenas pode levar à falta de comunicação entre os funcionários e a gerência, como inevitavelmente leva à percepção de alguns funcionários de que eles são tratados de maneira diferente dos seus colegas, pois os gerentes preenchem a política de trabalho remoto com suas próprias diretrizes.

Nesta postagem, você verá:

• Por que uma política de trabalho remoto é importante
• Tudo o que você deve incluir em sua política de trabalho remoto 
• Como criar um para sua empresa em menos de 10 minutos

Vamos começar!

COVID-19 e a ascensão do trabalho remoto

O coronavírus COVID-19 está forçando as empresas que resistiram ao futuro do trabalho a se adaptarem a um ambiente de trabalho remoto com pouco tempo para se preparar. Com países em todo o mundo fechando negócios não essenciais, aqueles sem uma política de trabalho remota ficam expostos a riscos de segurança e ineficiências do fluxo de trabalho.

O que é uma política de trabalho remoto?

Uma política de trabalho remoto é um conjunto de diretrizes e limites que descreve como e quando os funcionários podem trabalhar em casa ou em qualquer outro local remoto. 

Essas políticas de trabalho remoto comunicam as melhores práticas a serem seguidas, que ajudam a empresa a manter a ordem e estabelecer expectativas claras.

Por que uma política de trabalho remoto é importante?

Pesquisas mostram que uma política de trabalho come-office pode reduzir a rotatividade de funcionários em 50%! 

Segundo a Gallup, o custo médio da substituição de um funcionário varia de metade a duas vezes o seu salário anual. Em outras palavras, ter uma política de trabalho remoto é simplesmente um bom negócio. 

Como criar uma política de trabalho remoto durante a pandemia do COVID-19 

O COVID-19 criou muito medo e confusão para funcionários e empresas em todo o mundo. Com uma política de trabalho remota em vigor, você pode ajudar sua força de trabalho a se adaptar a uma nova maneira de trabalhar, definindo diretrizes claras sobre como responder a outras pessoas e quais etapas a seguir para manter os dados seguros.

Determinar o horário de trabalho dos funcionários

Uma política de trabalho remoto precisa definir as expectativas de disponibilidade e o horário de trabalho. Sem isso, você terá funcionários trabalhando em horários estranhos e gerentes incapazes de entrar em contato com os membros da equipe em momentos cruciais.

Verifique se sua política responde às seguintes perguntas:

• Quantas horas os funcionários remotos precisam trabalhar todos os dias ou semanas?
• Entre que horas os funcionários devem estar online?
• Os funcionários precisam aderir a fusos horários específicos com base em prioridades geográficas?
• Existe um horário de trabalho rígido ou flexível?
• Como e onde os funcionários devem notificar os colegas se eles não conseguem atender aos requisitos típicos de disponibilidade?

Na frente da produtividade, definir horas de trabalho aumentará a eficiência do trabalho. Por quê? Porque definir dias de trabalho criará um senso de urgência nas semanas de trabalho de seus funcionários. 

Além disso, seus funcionários terão semanas de trabalho bem organizadas, para que iniciem e encerrem seus dias de trabalho em horários consistentes. 

Isso significa um equilíbrio saudável entre vida profissional e familiar, melhor saúde mental e até um horário de sono consistente, um elemento importante de uma semana de trabalho produtiva dos funcionários.

Crie uma política de presença

Para funcionários e contratados por hora, você também precisa de uma política de trabalho remoto que defina o absenteísmo e também como espera que os funcionários acompanhem o horário deles. 

Como muitos empregadores permitem acordos de trabalho flexíveis devido ao COVID-19, sua política de presença remota deve incluir o seguinte:

• Definição de presença (por exemplo, dias ou número de horas por semana)
• Método para rastrear presença (por exemplo, software de rastreamento de tempo)
• Como solicitar folgas para férias, incapacidade a curto prazo etc.
• Procedimentos para folgas não planejadas ou ausências não justificadas

Proteja seus dados

De acordo com o relatório State of the Industry da Shred , 86% dos executivos de nível C desconfiam do trabalho remoto porque isso cria um risco maior de violação de dados. Quando você tira funcionários de escritórios com redes seguras, é necessário levar em consideração ameaças à segurança e proteção de dados. 

Use sua política de trabalhar em casa para resolver:

• Protocolos para acessar, alterar e transmitir documentos
• Como e quando uma conexão Wi-Fi pública é permitida
• Como acessar uma VPN ou outra forma de segurança ao acessar dados confidenciais
• Onde os funcionários têm permissão e não podem realizar chamadas e reuniões confidenciais
• Protocolo para quando houver uma violação de segurança
• Software antivírus preferido (se não for gerenciado centralmente)

Determine como você acompanhará a produtividade

O controle de tempo ajuda a comunicar e documentar o que você espera de funcionários remotos. Sua política de trabalhar em casa precisa mencionar o seguinte:

• Funcionários que trabalham horas extras: indique a quantidade máxima de horas que um indivíduo pode trabalhar por semana sem autorização prévia. Isso ajudará você a controlar custos não planejados.
• Rastreamento de produtividade: especifique como você acompanhará o desempenho, seja o tempo gasto no projeto, a cota, o número de casos resolvidos ou as interações com o cliente.

Crie diretrizes de comunicação claras

Quando você não pode conhecer os membros da sua equipe pessoalmente, os processos de comunicação e colaboração são essenciais. Como os funcionários não podem mais conversar um com o outro com a maior facilidade possível no escritório, você precisa padronizar a comunicação para evitar que ela fique confusa. 

Ao criar sua política, considere o seguinte:

• Quais tipos de ferramentas de comunicação funcionarão melhor em diferentes situações (por exemplo, reuniões de equipe, integração de novos clientes etc.)
• Quais funcionários da plataforma podem usar para colaboração em equipe e conversas sobre bebedouros virtuais
• Regras em torno dos tempos de resposta esperados
• Estabeleça quando, onde e como as reuniões serão realizadas

Listar todos os requisitos de equipamento

Uma força de trabalho remota precisa de equipamentos específicos para concluir seu trabalho. Seja uma conexão Wi-Fi confiável ou um laptop, os funcionários precisam saber quais equipamentos a empresa está disposta a oferecer e o que precisam fornecer para seus escritórios em casa. 

Aqui estão algumas perguntas que sua política precisa responder:

• Os trabalhadores devem fornecer algum equipamento?
• Quais itens a empresa fornecerá?
• A velocidade da internet precisa atender a um determinado requisito?
• Como os funcionários solicitam suporte remoto?
• Quais despesas qualificam para reembolso? 
• Qual software é necessário e quem pagará por isso?
• A equipe de TI precisa acessar o equipamento para instalar o software antivírus?

Discuta o procedimento de rescisão

A seção de rescisão da sua política de trabalho remoto descreve o que acontece quando um contrato de trabalho remoto termina. Ele deve indicar as etapas que precisam acontecer durante a saída do funcionário. Por exemplo:

• Remoção de dados
• Devolução do equipamento
• Removendo o acesso a arquivos e canais de comunicação

Configurando seus trabalhadores remotos com as ferramentas certas

Embora possa parecer desafiador mudar para um modelo remoto da noite para o dia, existem muitas ferramentas de equipe remota que ajudarão você a simplificar o processo e facilitarão o gerenciamento de sua equipe. 

Vídeoconferência

Embora um bate-papo rápido por chat seja adequado para algumas necessidades de comunicação, as videochamadas são a melhor coisa quando você não pode estar na mesma sala. 

Eventos virtuais, reuniões virtuais, chamadas de clientes e apresentações remotas são uma grande parte do trabalho on-line e da comunicação com equipes e clientes. 

Invista em uma ferramenta de videoconferência confiável e segura, como a Lifesize, para manter o contato pessoal e tornar o teletrabalho o mais eficaz possível.

Comunicação no local de trabalho

O maior desafio para as equipes remotas é a comunicação. As chamadas telefônicas geralmente não são ideais para equipes separadas por vários fusos horários, e os segmentos de email podem acabar rapidamente com uma bagunça, sem ações ou propriedade clara.

As ferramentas dedicadas de mensagens instantâneas, como o Slack ou o Microsoft Teams, como o bate-papo integrado no software de videoconferência , são uma ótima maneira de manter as equipes conectadas, mantendo os dados seguros. Como a maioria das ferramentas de nível empresarial, esses aplicativos são projetados para conversas contínuas entre várias pessoas e ajudam a manter a caixa de entrada sobrecarregada ao mínimo.

Compartilhamento de arquivos

Uma maneira de compartilhar e encontrar informações com segurança é uma importante ferramenta de colaboração remota. Ferramentas populares como Microsoft OneDrive, SharePoint, Box ou Google Drive são plataformas de armazenamento em nuvem amplamente usadas, criadas especificamente para manter seus arquivos em um local seguro e centralizado. Os arquivos também são sincronizados entre os dispositivos, para que você possa acessá-los de qualquer lugar.

Gerenciamento de Projetos

Não é tarefa fácil ficar no topo da sua própria lista de tarefas, bem como das listas de projetos de suas equipes. Quando você muda para um arranjo de trabalho remoto, pode ser necessário apoiar sua decisão com uma ferramenta de gerenciamento ágil projetada para ajudar você e sua equipe a rastrear quem está fazendo o quê e o status dos projetos em andamento. 

Isso não apenas ajuda a manter as tarefas no caminho certo, mas fornece às partes interessadas um único destino para monitorar o progresso de várias iniciativas.

Ferramentas de produtividade

Algumas pessoas pensam que trabalhar em casa significa que você não precisa observar o relógio com tanta atenção quando, na realidade, o oposto é verdadeiro. 

O hábito de controlar o tempo é crucial para equipes remotas. Se você precisa rastrear horas faturáveis para um cliente ou deseja analisar quanto tempo tarefas específicas levam para concluir, uma ferramenta de gerenciamento de tempo mantém as equipes remotas produtivas .

Alguns dos principais rastreadores de tempo para funcionários remotos em período integral são:

• Lista de afazeres
• Time Doctor
• Toggl

Um modelo de diretiva de trabalho remoto de exemplo 

Sua política de trabalho remoto precisa descrever tudo o que você espera da sua equipe. Deve entrar em detalhes sobre as expectativas em torno do horário de trabalho, segurança cibernética e comunicação. Aqui está um modelo de política de trabalho remoto que você pode adaptar às necessidades da sua empresa e enviar aos seus funcionários.

Política de Trabalho Remoto:

[Digite o Nome da Empresa]
[Digite o Endereço da Empresa]

1. Declaração de Propósito
O objetivo da política de trabalho remoto

2. Escopo
Inclua quem e o que a política cobre

3. Regras e Expectativas
Lista deveres, responsabilidades e obrigações

4. Espaço de trabalho e equipamento
Inclua equipamento fornecido pelo empregador, equipamento fornecido pelo funcionário e expectativas do local de trabalho

5. Comunicação
Métodos de descrição e disponibilidade esperada para comunicação online e offline

6. Segurança

Protocolos e requisitos de segurança da lista de segurança

7. Confidencialidade
Diretrizes de confidencialidade da lista para todos os funcionários

8. Absenteísmo
Lista de ausências aprovadas, documentação necessária, como solicitar uma folga e procedimentos disciplinares

9. Rescisão
Descreva o procedimento do que precisa acontecer durante a saída de um funcionário

Assinado por: [Digite o nome do funcionário, a assinatura e a data da assinatura]

Medindo o sucesso de sua política de trabalho remoto

Sua política de trabalho remoto é tão boa quanto o valor comercial que ela desbloqueia. Quando você não consegue ver facilmente o que está ocupando o tempo de seus funcionários, é essencial fornecer orientação formal e uma política de trabalho remoto que remova a ambiguidade e garanta que o trabalho necessário seja realizado. 

Se você encontrar lacunas na produtividade ou confusão entre suas equipes, revise a política regularmente para garantir que todas as expectativas sejam claramente definidas e consistentes com seus valores e cultura. Afinal, a melhor política de trabalho remoto é aquela que funciona tanto para a empresa quanto para seus funcionários.