Quão seguras estão suas chamadas de vídeo? 10 práticas recomendadas para manter a privacidade

A comunicação e a colaboração através do vídeo explodiram à medida que nos adaptamos a um novo modo de vida à luz da pandemia do COVID-19 , onde trabalhar em casa e distanciar-se social se tornou a norma.

Mas com o surto de Coronavírus, houve um aumento dramático de empresas e organizações que tentaram implementar plataformas o mais rápido possível. Com as pessoas correndo para baixar softwares e aplicativos para se manterem conectados em seus dispositivos inteligentes e laptops, as conseqüências dos processos normais de verificação de software se tornaram rapidamente aparentes.

Seja através da cobertura de notícias, redes profissionais ou navegando nas mídias sociais, agora você provavelmente já está ciente das recentes descobertas de segurança e relatórios de abuso de videoconferência e informações pessoais vazadas nas quais pessoas despretensiosas infelizmente se encontraram:

Hospedando um webinar apenas para que um participante apresente material obsceno para todos verem?
Tendo convidados não convidados deliberadamente interrompem videoconferências e compartilham suas más intenções com classes, congregações ou constituintes? Ter dados compartilhados por acaso com uma grande empresa de mídia social sem o conhecimento ou consentimento do usuário?

A inscrição em um serviço de videoconferência e a conexão com contatos pessoais e colegas profissionais por vídeo é relativamente rápido e fácil. No entanto, ainda há uma curva de aprendizado para navegar para milhões de pessoas novas e desacostumadas a essa forma de comunicação, principalmente no que se refere à proteção de informações pessoais ou confidenciais.

10 Melhores Práticas de Videoconferência para Privacidade e Segurança

Para usuários

1. Defina e confirme as configurações da reunião

Ao ingressar rapidamente em uma vídeo chamada, é fácil manter as configurações padrão. Reserve um momento extra para confirmar que cada opção está configurada adequadamente para a sua reunião, para que você não encontre surpresas inesperadas ao ingressar. Isso inclui testar seu áudio e vídeo antes da chamada para garantir que ambos estejam funcionando corretamente. Lembre-se de que os participantes da reunião serão tratados com a visão do que estiver atrás de você; portanto, testar seu vídeo antes da chamada oferece a oportunidade de verificar seu histórico e garantir que seja apropriado para a reunião.

2. Reserve um tempo para aprender a ferramenta que você está usando

Você não precisa se tornar um usuário avançado da noite para o dia, mas, no mínimo, familiarize-se com os botões para silenciar o microfone, desligar a câmera e sair da reunião. É a maneira mais fácil de garantir que você seja visto e ouvido apenas quando quiser. Você não precisa se tornar um usuário avançado da noite para o dia, mas, no mínimo, familiarize-se com os botões para silenciar o microfone e desligar a câmera. e saia da reunião. É a maneira mais fácil de garantir que você seja visto e ouvido apenas quando quiser. Algumas ferramentas de videoconferência também exigem que você baixe o software antes da reunião. Certifique-se de fazer isso com antecedência, para não se atrapalhar no último minuto para se preparar.

3. Cuidado com as capturas de tela

Deseja compartilhar um instantâneo ou videoclipe mostrando você e outros participantes da reunião na tela? Verifique novamente se nenhum detalhe sensível da reunião ou informações pessoais de contato estão visíveis no quadro antes de fazer o upload para o seu perfil. É importante evitar problemas de privacidade ou expor os dados do usuário que possam ser um erro inocente com sérias repercussões.

4. Deixe os convites da reunião para o proprietário da reunião

Falta alguém no convite para a reunião? Alguém mais se beneficiaria com a adesão? Em vez de repassar os detalhes da reunião, notifique o proprietário da reunião e deixe que eles cuidem disso. Você pode superar facilmente a supervisão encaminhando para o contato errado ou criar uma situação embaraçosa para o organizador da reunião quando outra parte aparecer sem aviso prévio.

Para proprietários e moderadores de reuniões

5. Não compartilhe seu link da videoconferência publicamente

Trate o link da sua reunião como a chave do seu escritório ou, melhor ainda, da sua casa. Você não o compartilharia com ninguém. Para garantir que ele não caia nas mãos erradas, distribua o link apenas para as pessoas que precisam conhecê-lo – e somente por meios privados, como email seguro ou mensagem direta. Lembre-se de sempre tratar os IDs da reunião com cautela.

Precisa organizar uma reunião pública com centenas ou milhares de participantes? A maioria das plataformas de videoconferência de nível empresarial, como a Lifesize, possui controles internos para ajudar a evitar abusos, restringindo o acesso ao compartilhamento de conteúdo, compartilhamento de vídeo e bate-papo apenas aos apresentadores convidados.

6. Requer uma senha para a entrada na reunião

Considere uma salvaguarda adicional para a sua reunião, definindo uma senha, se possível para quaisquer preocupações de privacidade que você possa ter. Embora você possa compartilhar a senha com o link da reunião, considere compartilhá-la verbalmente ou em um email ou mensagem separado para aumentar a segurança.

7. Não basta comparecer, moderar

Se você é o proprietário da reunião, mas não consegue moderar, designe um moderador para participar. Se você estiver apenas em uma reunião para moderar, pode ser tentador realizar várias tarefas. Não. Se você for solicitado a interromper a apresentação de um participante, remover uma pessoa da reunião ou bloquear a reunião, você precisa estar pronto para agir.

Para pessoas que exploram alternativas ao Zoom e outros serviços de vídeo

8. Escolha um serviço que atenda às suas necessidades

Acredite ou não, você não precisa optar pelo primeiro aplicativo de videoconferência que aparece na sua pesquisa online. Serviços gratuitos comuns como Zoom, Skype e Google Hangouts podem ser facilmente acessíveis, mas, embora geralmente ofereçam recursos básicos como compartilhamento de tela, nem sempre oferecem a funcionalidade necessária para videoconferências maiores.

Dadas as circunstâncias atuais, várias empresas estão fornecendo acesso gratuito a seus serviços e ferramentas de videoconferência, para que você possa experimentar todos eles e ver o que funciona melhor para você sem estar preso a um plano.

Dica profissional – se a privacidade e a segurança são especialmente preocupantes, procure um provedor com histórico e reputação para proteger os dados pessoais e a privacidade de seus clientes. Dedique algum tempo para entender os prestadores de serviços e as medidas de segurança que eles adotam. você a longo prazo.

9. Considere transmissão ao vivo

A videoconferência serve a um propósito específico – comunicação bidirecional em tempo real e troca de informações entre hosts e participantes. Se sua necessidade é principalmente a comunicação de saída para um público, você pode considerar a transmissão ao vivo como seu canal principal. Isso limitaria a oportunidade de terceiros interromperem sua mensagem e apresentação, especialmente em situações de grandes chamadas. Felizmente, a transmissão ao vivo está disponível como uma opção para provedores selecionados de videoconferência, para que você possa transmitir para públicos maiores, preservando também a capacidade de conhecer e interagir com indivíduos e grupos menores em um nível mais pessoal.

10. Priorize as políticas de criptografia e privacidade corporativa

Dada a prevalência de crimes cibernéticos e ataques cibernéticos, como as crescentes ocorrências de maus atores que sequestram as videoconferências, é altamente recomendável enfatizar a privacidade e a segurança cibernética dos dados na busca por uma solução. Felizmente, a documentação da política de segurança e privacidade da maioria dos provedores está disponível publicamente em seus sites (você pode acessar a política de privacidade da Lifesize aqui ). Ao pensar nas políticas dos fornecedores, considere o seguinte:

• O provedor declara explicitamente quais dados coletam e como são protegidos?
• O provedor especifica por quanto tempo os dados são retidos e com qual finalidade?

Lembre-se de que, em última análise, é sua responsabilidade, como cliente ou administrador de TI, aprofundar-se para determinar se uma oferta resiste ao escrutínio de privacidade e segurança e se você deseja aceitar as advertências e os riscos associados.

Conclusão

Onde algumas armadilhas da videoconferência podem ser simplesmente atribuídas a erros do usuário, o restante é o produto de falhas no serviço que está sendo usado e os compromissos feitos pelo próprio fornecedor.

Não é segredo que a maneira como a tecnologia é codificada, empacotada e implantada tem um impacto significativo na segurança dos dados e na privacidade de suas conversas com os participantes da reunião.

Mas você também deve se sentir confortável com o nível de transparência que um provedor mantém em relação à sua oferta e o quanto eles são futuros em termos de como suas comunicações e propriedade intelectual são tratadas.

Estamos todos tomando medidas para manter a nós mesmos, familiares e amigos em segurança durante os bloqueios do Coronavírus. Vamos também garantir que estamos fazendo o mesmo com nossas ferramentas de comunicação.

Se atualmente você precisa de uma plataforma segura de videoconferência de nível empresarial, a Lifesize oferece um serviço de videoconferência gratuito e ilimitado a todas as empresas por seis meses. Para saber mais, visite https://www.videoconferenciabrasil.com.br/lifesize/